【分享】電子郵件五大禁忌

一、主旨不明確。
主旨要明確，如：開會通知：X月X日下午X時XX會議室XX會。這樣不用打開郵件就知道要說什麼。

二、內容沒重點。
內容要有重點：第一段就要放你預期對方讀了能有的反應跟動作。如要對方瞭解不能達成某件事的原因，請在第一段寫：以下是XX事件不能完成的原因，希望你能瞭解。然後下一段再解釋原因。

三、濫用副本、轉寄、全部回覆。
不要動不動就把笑話、奇文轉寄給所有的人。收件人是你期待要有行動的人，應被告知的相關人才是副本的對象。

四、太隨興的口語。
不能「我手寫我口」，因為電子郵件沒有聲調、肢體語言和談話情境，因此溝通錯誤率和翻臉率很高（另一種類似的工具是即時通信軟體）。口語上要別人給你一個確定的時間，在電子郵件上要說「不知道您何時有時間」。寫好的電子郵件至少要讀兩次再寄出。

五、不痛不養的激勵、糾正。
激勵要說出名字，團隊內要平均具名，並且要舉出明確事實，言之有物。糾正要用討論的方式，不適合用指責的語氣。可以的話，發完糾正的電子郵件後，打個電話。


用電子郵件溝通，好比使用飛彈，快速且威力強大：注意使用大忌，才能彈無虛發！（商業週刊1168期）